Что Автоматизировано, Объявляя?
Автоматизированное выставление счетов - действие, в котором фактурирование для товаров и услуг происходит без потребности подготовить счет-фактуру вручную. Много систем расчетов этого типа обеспечивают способность произвести и послать электронные копии счетов-фактур клиентам. Использование этого типа программного обеспечения для выставления счетов позволяет управлять процессом фактурирования с большей эффективностью, экономя компании и время и деньги.
есть несколько особенностей, которые характерны для автоматизированного программного обеспечения для выставления счетов. В большинстве случаев, программное обеспечение разработано, чтобы позволить создание потребительских профилей, которые содержат все данные, должен был точно подготовить счет-фактуру. Эти данные будут включать имя клиента, расчетный адрес, объявляя контакт, и адрес электронной почты, если счет-фактуру нужно послать с помощью электроники. В большинстве случаев, автоматизированная программа выставления счетов соберет данные у других источников, которые имеют отношение к потребительскому использованию, или учитывают ручные записи заказов, как только они выполнены. Процессы в пределах системы расчетов тогда применяют надлежащие ставки для каждого заказа и создают счет-фактуру.
В зависимости от того, как формируется автоматизированная система расчетов, счет-фактура может быть распечатан, наряду с сопутствующим конвертом, немедленно после поколения счета-фактуры. Однако, возможно настроить программное обеспечение так, чтобы счета-фактуры были автоматически напечатаны в определенном времени суток. Есть даже некоторые примеры программного обеспечения, которое побудит машину сворачивать счет-фактуру, вставлять это в предварительно обращенный конверт, и запечатывать конверт. Когда электронная почта используется в качестве среды поставки, система может немедленно ускорить поставку после производства счета-фактуры, или управлять почтовым процессом в определенном времени суток, подходом, который позволяет владельцам бизнеса рассматривать счета-фактуры прежде, чем они будут отосланы.
Электронные системы расчетов этого типа иногда включают способность получить и произвести платежи к открытым счетам-фактурам. Например, почтовые счета-фактуры могут содержать вложенную связь, которая позволяет клиенту немедленно предоставлять платеж после получения и рассмотрения счета-фактуры. Вместо того, чтобы требовать, чтобы частное лицо получило платеж и вручную вошло в него в базу данных Дебиторской задолженности, программное обеспечение признает платеж, применяет его к соответствующему номеру счета-фактуры, и вычитает ту сумму от баланса клиентского счета.
Автоматизированное выставление счетов работает очень хорошо с ситуациями, где у клиента есть регламент, или есть возвращающийся платеж, который нужно требовать на еженедельной или ежемесячной основе. С этим применением система может формироваться, чтобы автоматически произвести постоянные или возвращающиеся счета-фактуры соответствующим клиентам, таким образом избавляя от необходимости одного или более сотрудников провести часы на эту повторную задачу. Исход состоит в том, что персонал может быть использован для различных функций, позволяя рабочий день быть более производительным и таким образом эффективная стоимость.
Использование автоматизированного выставления счетов распространено сегодня с компаниями всех размеров. Деловые типы в пределах от телекоммуникаций в розничные магазины онлайн приносят преимущества из использования этого типам программного обеспечения. Экономя время компании и ресурсы, фирмы в состоянии держать расходы, понижаются и таким образом остаются более конкурентоспособными.