Каков Контрольный счет?
Контрольный счет - итоговый счет в пределах финансовой главной бухгалтерской книги, которая накапливает подробные данные счета во вспомогательной книге — главные бухгалтерские книги отслеживают все финансовые операции в пределах компании. Информацией, которой управляют во вспомогательной книге, является подробность, поддерживающая информацию о главной бухгалтерской книге. Вспомогательные книги используются, чтобы отследить множество позиций, которые накапливаются на главной бухгалтерской книге, включая дебиторскую задолженность, кредиторскую задолженность, запас, и доход. В дополнение к операционным суммам вспомогательные книги будут часто включать имена, местоположения, описания, и даты. У каждой из позиций вспомогательной книги обычно будет контрольный счет на главной бухгалтерской книге.
Бухгалтерские отделы используют пробные балансы, произведенные из главной бухгалтерской книги, накапливаясь ежемесячно, ежеквартально, и годовых финансовых данных. Вообще, бухгалтерские отделы редко требуют типа подробности, отслеженной во вспомогательной книге. Например, отдел учета дебиторской задолженности должен будет быть в состоянии получить доступ к информации о клиенте, такой как номер телефона, чтобы потенциально связаться с клиентом относительно неоплаченных балансов. Бухгалтерский отдел, однако, под большинством ситуаций, предпочел бы видеть общие количества открытой дебиторской задолженности а не информации о клиенте, привязанной к определенным операциям. Всякий раз, когда отдел учета дебиторской задолженности обновляет сумму к оплате в потребительской записи, контрольный счет в главной бухгалтерской книге обновлен с изменением, которое обеспечивает легко доступный доступ к полной дебиторской задолженности.
Контрольный счет обновлен, когда вспомогательные книги систематически передают информацию главной бухгалтерской книге. Выбор времени обновлений контрольных счетов зависит от различных факторов, включая сложность вовлеченных систем, размер корпорации, и даже планирование конца месяца, считающего близкие операции. В более крупных корпорациях система главной бухгалтерской книги обычно будет своей собственной независимой системой программного обеспечения, отдельной от вспомогательных книг, отслеживающих операции для позиций, таких как дебиторская задолженность или запас. В течение месяца контрольные счета в ситуациях, таких как это не могли бы быть современными, потому что планирование передачи информации между вспомогательной книгой и главной бухгалтерской книгой не в реальном времени. У меньших фирм, возможно, нет той же самой проблемы, потому что главные бухгалтерские книги и вспомогательные книги могли быть включены в один пакет программ.
Одно из преимуществ контрольных счетов - потенциал для увеличения сегрегации пошлин, которая полезна в помощи ограничить ошибку и мошенничество. Часто, частные лица потребовали, чтобы отслеживаться, данные во вспомогательных книгах являются отдельными от тех, которые накапливают финансовые данные. Также, когда финансовые отчеты будут созданы, сверки между контрольными счетами и вспомогательными книгами будут проводиться, чтобы гарантировать, что о правильном балансе сообщают для особой позиции линии. В конечном счете, контрольные счета учитывают более легкое и более быстрое накопление финансовых данных для бухгалтерских отделов.